Migraatio-opas · Google Workspace:sta
Siirry Google Workspacesta SIAX-sähköpostiin
Google Workspace on sarja, eikä sähköpostimigraatio meille ole sarjamigraatio. Se pitää sanoa ensin, ennen kuin kukaan alkaa laskea lisenssisäästöä: siirrämme sähköpostin, kalenterin ja yhteystiedot. Google Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat ja Forms eivät tule mukana, eikä meillä ole vastaavaa tuotetta.
Organisaatioille jotka käyttävät Workspacea käytännössä postina ja kalenterina — ja niitä on enemmän kuin luulisi — lasku on yksinkertainen. Maksatte kokonaisesta sarjasta käyttäjää kohden ja käytätte kolmasosaa siitä. Postilaatikkomme maksavat 19 kr kappale kuukaudessa, puhuvat IMAP:ia, SMTP:tä, CalDAV:ia ja CardDAV:ia, ja kaikki tallennus on EU:ssa.
Organisaatioille jotka oikeasti elävät Docsissa johtopäätös on toinen: siirtäkää posti, säilyttäkää pienempi määrä Workspace-lisenssejä ja hyväksykää että säästö jää pienemmäksi. Molemmat tiet ovat järkeviä. Se joka ei ole järkevä, on siirtää ensin ja huomata Drive-kysymys jälkikäteen.
Ajankäyttö
Kaksi–neljä tuntia aktiivista työtä kymmenkunnalle postilaatikolle, plus se aika jonka imapsync tarvitsee taustalla — usein vuorokausi tai enemmän vanhoille arkistoille. 50 käyttäjästä ylöspäin: varautukaa työviikkoon kalenteriaikaa, josta suurin osa on odotusaikaa, asiakassovellusten konfigurointia ja tukikysymyksiä pikemminkin kuin tekniikkaa.
Käyttökatko
Yhtäkään saapuvaa viestiä ei tarvitse menettää jos järjestys on oikea: postilaatikot ensin, MX viimeksi. MX-vaihdon jälkeen on muutaman tunnin häntä jolloin lähettäjät joilla on välimuistissa oleva DNS toimittavat edelleen Googlelle — siksi Workspace-tilin pitää olla vielä olemassa ja viimeinen delta-synkkaus pitää ajaa. Kalenteri on herkempi: kutsut jotka lähetetään kesken vaihdon voivat päätyä väärään järjestelmään, joten laittakaa cutover illaksi tai viikonlopuksi.
Näin teet sen
- 1
Tehkää rehellinen scope-päätös ensin
Sähköpostipalvelumme on sähköposti, kalenteri ja yhteystiedot IMAP:in, SMTP:n, CalDAV:in ja CardDAV:in yli. Docsille, Sheetsille, Slidesille, Drivelle, Meetille, Chatille ja Formsille ei ole vastinetta meillä. Selvittäkää kuinka monta dokumenttia on oikeasti muokattu viimeisen 90 päivän aikana ja kuinka paljon Meetiä käytetään ennen kuin jatkatte. Jos vastaus on paljon, kyse on osamigraatiosta, ei Workspacen lopettamisesta.
- 2
Päättäkää miten tiedostot ja kokoukset ratkaistaan
Se on erillinen päätös ja se pitää tehdä ennen siirtoa, ei jälkeen. Yleisiä teitä: säilyttää muutama Workspace-lisenssi niille jotka elävät Docsissa, itseisännöidä Nextcloud Collaboralla VPS:llä alkaen 59 kr/kk, tai ostaa eurooppalainen sarja erikseen. Objektitallennuksemme on tiedostosäilytystä, ei yhteismuokkaustyökalu — älkää sekoittako näitä kahta.
- 3
Pystyttäkää postilaatikot, aliakset ja ryhmät
Luokaa postilaatikko per käyttäjä (19 kr/postilaatikko kuukaudessa) ja kartoittakaa kaikki aliakset. Google Groups jota käytetään jakelulistoina pitää rakentaa uudelleen listoina tai aliaksina — ne eivät tule mukana automaattisesti. Sama koskee delegoitua pääsyä ja oikeuksia lähettää jonkun toisen nimissä, mikä on yleisempää kuin muistetaan.
- 4
Valmistelkaa DNS ja sähköpostiautentikointi
Asettakaa SPF, DKIM ja DMARC uudelle lähetysreitille ja varmentakaa ne ennen kuin MX vaihtuu. Laskekaa MX-tietueen TTL 300 sekuntiin vähintään vuorokausi ennen vaihtoa niin että muutos menee nopeasti. Jos domain on meillä (.se alkaen 99 kr/vuosi), hoidamme tietueet; jos se on edelleen rekisterinpitäjällänne, saatte valmiin listan liitettäväksi.
- 5
Ajakaa ensimmäinen imapsync-passi Workspacen ollessa vielä elossa
imapsync kopioi postin koskematta Google-puoleen, joten se voi pyöriä taustalla päiväkausia häiritsemättä ketään. Autentikointi vaatii OAuth:in tai sovelluskohtaisen salasanan kaksivaiheisella tunnistautumisella; monelle postilaatikolle domain-laajuisella delegoinnilla varustettu palvelutili on helpompi, ja se vaatii superadmin-oikeudet Google Adminissa. Sulkekaa pois [Gmail]/Kaikki viestit, Tärkeät ja Tähdellä merkityt, muuten samat viestit kopioituvat useaan kertaan.
- 6
Siirtäkää kalenteri ja yhteystiedot, ja konfiguroikaa asiakassovellukset
Viekää kalenterit ICS-muodossa ja yhteystiedot vCard-muodossa, käyttäjittäin tai Takeoutin kautta, ja tuokaa CalDAV:in ja CardDAV:in yli. Testatkaa pilottikäyttäjällä jokaisessa asiakasympäristössä jota teillä on — iOS, Android, Thunderbird, webbiasiakas — ennen laajaa käyttöönottoa. Toistuvat kokoukset joissa on Meet-linkkejä pitää varata uudelleen, koska linkit kuolevat tilin mukana.
- 7
Vaihtakaa MX, ajakaa delta-synkkaus ja lopettakaa hallitusti
Vaihtakaa MX-tietue, sammuttakaa Gmail-palvelu käyttäjiltä Google Adminissa niin ettei kumpikaan järjestelmä ota vastaan, ja ajakaa viimeinen imapsync-passi sille mikä laskeutui Googlelle hännän aikana. Pitäkää Workspace-tili vähintään 30 päivää kirjoitussuojattuna varajärjestelmänä ja ottakaa täysi Takeout-vienti ennen irtisanomista. Vasta sitten lopetatte tilauksen.
Mikä on todella hankalaa
- Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat ja Forms eivät tule mukana. Muunnosta ei ole, osittaista tuontia ei ole eikä vastaavaa palvelua meillä. Se on yleisin yksittäinen syy siihen että Workspace-migraatio pysähtyy puolitiehen — päättäkää kysymys ennen siirtoa.
- Kirjautuminen Googlella on piilevä riippuvuusketju. Jokainen ulkoinen palvelu jossa joku tiimissä kirjautuu Google-tilillä, lakkaa toimimasta kun tili suljetaan: Slack, Figma, Notion, laskutusjärjestelmä, pilvikonsolit. Kartoittakaa ne ja vaihtakaa kirjautumistapa ennen kuin irtisanotte mitään.
- Gmailin etiketit eivät ole kansioita. Viestistä jolla on kolme etikettiä tulee kolme kopiota IMAP:in yli, ja [Gmail]/Kaikki viestit sisältää kaiken vielä kerran. Ilman oikeita poissulkemisia imapsyncissä 8 Gt:n arkistosta tulee yhtäkkiä 25 Gt.
- Outlookilla Windowsille ei ole sisäänrakennettua tukea CalDAV:lle tai CardDAV:lle. Jos organisaatio on rakennettu Outlookin varaan, pitää joko vaihtaa asiakassovellus (Thunderbird, eM Client) tai hyväksyä että kalenteria hallitaan webbiasiakkaassa. Se päätös pitää tehdä pilottivaiheessa, ei huomata cutoverin jälkeisenä päivänä.
- Toimitettavuutta pitää seurata muutama viikko. Domainin maine seuraa domainia, mutta lähetysreitti on uusi — SPF, DKIM ja DMARC pitää olla oikein ensimmäisestä päivästä, ja suurempia lähetyksiä pitää nostaa asteittain. Valvonta (49 kr/kk, ilmainen kymmeneen tarkistukseen asti) MX:lle ja DMARC-raporteille on halpa vakuutus.
Kustannusesimerkki
Viisitoista käyttäjää Business Standardilla maksaa noin 130–160 kr käyttäjää ja kuukautta kohden, eli karkeasti 2 000–2 400 kr/kk. Google muuttaa sekä hintaa että paketointia säännöllisesti, joten tarkistakaa ajantasainen hinnasto. Viisitoista postilaatikkoa meillä maksaa 15 × 19 = 285 kr/kk. Vertailu ei ole suora: Workspace-hinta sisältää Docsin, Driven ja Meetin. Jos lisäätte korvaajan — Nextcloud Collaboralla VPS:llä 59 kr, 200 Gt objektitallennusta 50 kr ja varmuuskopiointi 38 kr — kokonaissumma asettuu noin 430 kr:oon kuukaudessa. Yhä noin viidesosa, mutta teille on tullut palvelu lisää ylläpidettäväksi ja se kustannus pitää laskea mukaan.
Usein kysytyt kysymykset
- Tulevatko Google Docs ja Drive mukana?
- Ei. Siirrämme sähköpostin, kalenterin ja yhteystiedot. Dokumentit, laskentataulukot, esitykset, Drive-tiedostot, Meet ja Chat jäävät Googlelle, eikä meillä ole vastaavaa tuotetta. Se ei ole rajoitus jonka kiertäisimme migraatiossa — se on ehto jota varten pitää suunnitella.
- Voimmeko siirtää pelkän sähköpostin ja säilyttää Workspacen Docsia varten?
- Kyllä, ja se on yleinen ratkaisu. MX osoittaa meille, Google-tilit säilyvät Drivelle ja Docsille, ja te sammutatte Gmail-palvelun käyttäjittäin Google Adminissa. Maksatte silloin edelleen Workspacesta, joten säästö jää pienemmäksi — mutta saatte EU-kotipaikan postille, mikä usein on se joka oikeasti ajaa kysymystä.
- Mikä korvaa Google Meetin?
- Emme me — emme myy videopalvelua. Yleisiä teitä ovat itseisännöity Jitsi VPS:llä tai erikseen ostettu eurooppalainen toimittaja. Laskekaa se kustannus mukaan laskelmaan sen sijaan että oletatte sen katoavan.
- Mitkä sähköpostiasiakkaat toimivat?
- Kaikki joka puhuu IMAP:ia ja SMTP:tä: Apple Mail, Thunderbird, iOS, Android ja Outlook sähköpostille. Kalenteri ja yhteystiedot kulkevat CalDAV:in ja CardDAV:in yli, mitä Apple ja Thunderbird käsittelevät hyvin kun taas Outlookilta Windowsille puuttuu sisäänrakennettu tuki. Testatkaa todellinen asiakassovellusyhdistelmänne pilottivaiheessa.
- Onko teillä ISO 27001 tai SOC 2?
- Ei, ei ISO 27001:tä, SOC 2:ta eikä PCI-DSS:ää. Voimme näyttää GDPR-vaatimustenmukaisuuden, henkilötietojen käsittelysopimukset, tallennuksen EU:n sisällä ilman siirtoa kolmanteen maahan, ja avoimen lähdekoodin aivan pohjalle asti niin että voitte tarkastaa mitä ajetaan. Jos asiakkaallanne tai kilpailutuksellanne on sertifiointivaatimus, se pitää tietää nyt.
- Miten pääsemme pois jälleen?
- Sama tie ulos kuin sisään. Posti on IMAP:issa ja voidaan synkata alas imapsyncillä mille tahansa toimittajalle, kalenteri viedään ICS:nä ja yhteystiedot vCardina. Ei suljettuja formaatteja eikä vientimaksuja.