Migreringsguide · Fra Google Workspace
Migrer fra Google Workspace til SIAX E-post
Google Workspace er en pakke, og en e-postmigrering til oss er ikke en pakkemigrering. Det må stå først, før noen begynner å regne på lisensbesparelsen: vi flytter e-post, kalender og kontakter. Google Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat og Forms følger ikke med, og vi har ikke noe tilsvarende produkt.
For organisasjoner som i praksis bruker Workspace som e-post og kalender — og det er flere enn man skulle tro — er regnestykket enkelt. Dere betaler for en hel pakke per bruker og bruker en tredjedel av den. Postboksene våre koster 19 kr stykket per måned, snakker IMAP, SMTP, CalDAV og CardDAV, og all lagring ligger i EU.
For organisasjoner som faktisk lever i Docs, blir konklusjonen en annen: flytt posten, behold et mindre antall Workspace-lisenser og aksepter at besparelsen blir mindre. Begge veiene er fornuftige. Den som ikke er det, er å flytte først og oppdage Drive-spørsmålet etterpå.
Tidsbruk
To til fire timer aktivt arbeid for et titalls postbokser, pluss tiden imapsync trenger i bakgrunnen — ofte et døgn eller mer for gamle arkiver. For 50 brukere og oppover: regn med en arbeidsuke i kalendertid, der mesteparten er ventetid, klientkonfigurasjon og supportspørsmål snarere enn teknikk.
Nedetid
Ingen innkommende post trenger å gå tapt hvis rekkefølgen er riktig: postbokser først, MX sist. Etter MX-byttet er det en hale på noen timer der avsendere med cachet DNS fortsatt leverer til Google — derfor skal Workspace-kontoen bli værende, og en siste delta-synk kjøres. Kalenderen er mer sårbar: invitasjoner som sendes midt i byttet, kan havne i feil system, så legg cutoveren til en kveld eller helg.
Slik gjør du det
- 1
Ta en ærlig scope-beslutning først
Vår e-posttjeneste er e-post, kalender og kontakter over IMAP, SMTP, CalDAV og CardDAV. Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat og Forms har ingen erstatning hos oss. Finn ut hvor mange dokumenter som faktisk er redigert de siste 90 dagene, og hvor mye Meet brukes, før dere går videre. Er svaret mye, er dette en delmigrering, ikke en avvikling av Workspace.
- 2
Bestem hvordan filer og møter skal løses
Det er en egen beslutning, og den skal tas før flyttingen, ikke etterpå. Vanlige veier: beholde noen få Workspace-lisenser for dem som lever i Docs, selvhoste Nextcloud med Collabora på en VPS fra 59 kr/mnd, eller kjøpe en europeisk pakke separat. Vår objektlagring er filavlevering, ikke et samredigeringsverktøy — ikke forveksle de to.
- 3
Legg opp postbokser, alias og grupper
Opprett en postboks per bruker (19 kr/postboks per måned) og kartlegg samtlige alias. Google Groups som brukes som distribusjonslister, må bygges om som lister eller alias — de følger ikke automatisk med. Det samme gjelder delegert tilgang og rettigheter til å sende som noen andre, som er vanligere enn folk husker.
- 4
Forbered DNS og e-postautentisering
Sett SPF, DKIM og DMARC for den nye avsenderveien og verifiser dem før MX byttes. Senk TTL-en på MX-posten til 300 sekunder minst ett døgn før byttet, slik at omstillingen går raskt. Ligger domenet hos oss (.se fra 99 kr/år), ordner vi postene; ligger det fortsatt hos registraren deres, får dere en ferdig liste å lime inn.
- 5
Kjør første imapsync-runde mens Workspace fortsatt lever
imapsync kopierer e-post uten å røre Google-siden, så det kan gå i bakgrunnen i flere dager uten å forstyrre noen. Autentiseringen krever OAuth eller app-passord med tofaktor påslått; for mange postbokser er en tjenestekonto med domenebred delegering enklere, og den krever superadmin i Google Admin. Ekskluder [Gmail]/Alle meldinger, Viktig og Stjernemerket, ellers kopieres de samme meldingene flere ganger.
- 6
Flytt kalender og kontakter, og konfigurer klientene
Eksporter kalendere som ICS og kontakter som vCard, per bruker eller via Takeout, og importer over CalDAV og CardDAV. Test på en pilotbruker i hvert klientmiljø dere har — iOS, Android, Thunderbird, nettklienten — før dere ruller ut bredt. Gjentakende møter med Meet-lenker må bookes om, siden lenkene dør sammen med kontoen.
- 7
Bytt MX, kjør en delta-synk og avvikle kontrollert
Bytt MX-posten, slå av Gmail-tjenesten for brukerne i Google Admin slik at ikke begge systemene tar imot, og kjør en siste imapsync-runde for det som havnet hos Google i halen. Behold Workspace-kontoen i minst 30 dager som skrivebeskyttet fallback, og ta en full Takeout-eksport før dere sier opp. Først deretter avslutter dere abonnementet.
Hva som faktisk er vrient
- Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat og Forms følger ikke med. Det finnes ingen konvertering, ingen delvis import og ingen tilsvarende tjeneste hos oss. Det er den klart vanligste grunnen til at en Workspace-migrering stopper halvveis — avgjør spørsmålet før flyttingen.
- Innlogging med Google er den skjulte avhengighetskjeden. Hver eksterne tjeneste der noen i teamet logger inn med Google-kontoen, slutter å fungere når kontoen stenges: Slack, Figma, Notion, faktureringssystemet, skykonsoller. Kartlegg dem og bytt innloggingsmetode før dere sier opp noe.
- Gmails etiketter er ikke mapper. En melding med tre etiketter blir tre kopier over IMAP, og [Gmail]/Alle meldinger inneholder alt én gang til. Uten riktige ekskluderinger i imapsync blir et arkiv på 8 GB plutselig 25 GB.
- Outlook for Windows har ingen innebygd støtte for CalDAV eller CardDAV. Er organisasjonen bygget på Outlook, må dere enten bytte klient (Thunderbird, eM Client) eller akseptere at kalenderen håndteres i nettklienten. Den beslutningen skal tas i pilotfasen, ikke oppdages dagen etter cutover.
- Leveransevnen må overvåkes i noen uker. Domenets rykte følger domenet, men avsenderveien er ny — SPF, DKIM og DMARC må være riktig fra dag én, og større utsendelser bør trappes opp gradvis. Overvåkning (49 kr/mnd, gratis opptil ti kontroller) på MX og DMARC-rapporter er billig forsikring.
Kostnadseksempel
Femten brukere på Business Standard ligger på rundt 130–160 kr per bruker per måned, altså grovt 2 000–2 400 kr/mnd. Google endrer både pris og pakkesammensetning jevnlig, så kontroller gjeldende prisliste. Femten postbokser hos oss koster 15 × 19 = 285 kr/mnd. Sammenligningen er ikke rett frem: Workspace-prisen inkluderer Docs, Drive og Meet. Legger dere til en erstatning — Nextcloud med Collabora på en VPS for 59 kr, 200 GB objektlagring for 50 kr og backup for 38 kr — havner totalen på rundt 430 kr/mnd. Fortsatt omtrent en femtedel, men dere har fått en tjeneste til å drifte, og den kostnaden skal regnes inn.
Ofte stilte spørsmål
- Følger Google Docs og Drive med?
- Nei. Vi flytter e-post, kalender og kontakter. Dokumenter, regneark, presentasjoner, Drive-filer, Meet og Chat blir værende hos Google, og vi har ikke noe tilsvarende produkt. Det er ingen begrensning vi jobber rundt i en migrering — det er en forutsetning dere må planlegge for.
- Kan vi flytte bare e-posten og beholde Workspace for Docs?
- Ja, og det er en vanlig løsning. MX peker på oss, Google-kontoene blir værende for Drive og Docs, og dere slår av Gmail-tjenesten per bruker i Google Admin. Dere betaler da fortsatt for Workspace, så besparelsen blir mindre — men dere får EU-hjemsted på posten, som ofte er det som faktisk driver saken.
- Hva erstatter Google Meet?
- Ikke vi — vi selger ingen videotjeneste. Vanlige veier er selvhostet Jitsi på en VPS eller en europeisk leverandør kjøpt separat. Regn den kostnaden inn i kalkylen i stedet for å anta at den forsvinner.
- Hvilke e-postklienter fungerer?
- Alt som snakker IMAP og SMTP: Apple Mail, Thunderbird, iOS, Android og Outlook for e-post. Kalender og kontakter går over CalDAV og CardDAV, noe Apple og Thunderbird håndterer godt, mens Outlook for Windows mangler innebygd støtte. Test den faktiske klientmiksen deres i pilotfasen.
- Har dere ISO 27001 eller SOC 2?
- Nei, verken ISO 27001, SOC 2 eller PCI-DSS. Det vi kan vise, er GDPR-etterlevelse, databehandleravtale, lagring innenfor EU uten overføring til tredjeland, og åpen kildekode hele veien slik at dere kan inspisere hva som kjører. Har kunden eller anskaffelsen deres et sertifiseringskrav, skal dere vite det nå.
- Hvordan kommer vi oss ut igjen?
- Samme vei ut som inn. Posten ligger i IMAP og kan synkes ned med imapsync til hvilken som helst leverandør, kalenderen eksporteres som ICS og kontaktene som vCard. Ingen proprietære formater og ingen eksportavgifter.