Migrationsguide · Från Google Workspace
Migrera från Google Workspace till SIAX E-post
Google Workspace är en svit, och en e-postmigrering till oss är inte en svitmigrering. Det behöver stå först, innan någon börjar räkna på licensbesparingen: vi flyttar e-post, kalender och kontakter. Google Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat och Forms följer inte med, och vi har ingen motsvarande produkt.
För organisationer som i praktiken använder Workspace som mejl och kalender — och det är fler än man tror — är räkningen enkel. Ni betalar för en hel svit per användare och använder en tredjedel av den. Våra brevlådor kostar 19 kr styck och månad, talar IMAP, SMTP, CalDAV och CardDAV, och all lagring ligger i EU.
För organisationer som faktiskt lever i Docs blir slutsatsen en annan: flytta posten, behåll ett mindre antal Workspace-licenser och acceptera att besparingen blir mindre. Båda vägarna är rimliga. Den som inte är rimlig är att flytta först och upptäcka Drive-frågan efteråt.
Tidsåtgång
Två till fyra timmar aktivt arbete för ett tiotal brevlådor, plus den tid imapsync behöver i bakgrunden — ofta ett dygn eller mer för gamla arkiv. För 50 användare och uppåt: räkna med en arbetsvecka i kalendertid, där merparten är väntetid, klientkonfiguration och supportfrågor snarare än teknik.
Stillestånd
Ingen inkommande post behöver tappas om ordningen är rätt: brevlådor först, MX sist. Efter MX-bytet finns en svans på några timmar där avsändare med cachad DNS fortfarande levererar till Google — därför ska Workspace-kontot vara kvar och en sista delta-synk köras. Kalendern är känsligare: inbjudningar som skickas mitt i bytet kan hamna i fel system, så lägg cutovern på en kväll eller helg.
Så gör du
- 1
Gör ett ärligt scope-beslut först
Vår e-posttjänst är e-post, kalender och kontakter över IMAP, SMTP, CalDAV och CardDAV. Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat och Forms har ingen motsvarighet hos oss. Ta reda på hur många dokument som faktiskt redigerats de senaste 90 dagarna och hur mycket Meet används innan ni fortsätter. Är svaret mycket är det här en delmigrering, inte en avveckling av Workspace.
- 2
Bestäm hur filer och möten ska lösas
Det är ett separat beslut och det ska tas före flytten, inte efter. Vanliga vägar: behålla ett fåtal Workspace-licenser för dem som lever i Docs, självhosta Nextcloud med Collabora på en VPS från 59 kr/mån, eller köpa en europeisk svit separat. Vår objektlagring är filavställning, inte ett samredigeringsverktyg — förväxla inte de två.
- 3
Lägg upp brevlådor, alias och grupper
Skapa en brevlåda per användare (19 kr/brevlåda och månad) och kartlägg samtliga alias. Google Groups som används som distributionslistor måste byggas om som listor eller alias — de följer inte med automatiskt. Samma sak med delegerad åtkomst och rättigheter att skicka som någon annan, som är vanligare än folk minns.
- 4
Förbered DNS och e-postautentisering
Sätt SPF, DKIM och DMARC för den nya avsändarvägen och verifiera dem innan MX byter. Sänk MX-postens TTL till 300 sekunder minst ett dygn före bytet så att omställningen går snabbt. Ligger domänen hos oss (.se från 99 kr/år) sköter vi posterna; ligger den kvar hos er registrar får ni en färdig lista att klistra in.
- 5
Kör första imapsync-passet medan Workspace fortfarande lever
imapsync kopierar mejl utan att röra Google-sidan, så det kan gå i bakgrunden i dagar utan att störa någon. Autentiseringen kräver OAuth eller app-lösenord med tvåfaktor påslaget; för många brevlådor är ett tjänstekonto med domänbred delegering enklare, och det kräver superadmin i Google Admin. Exkludera [Gmail]/Alla mejl, Viktigt och Stjärnmärkt, annars kopieras samma meddelanden flera gånger.
- 6
Flytta kalender och kontakter, och konfigurera klienterna
Exportera kalendrar som ICS och kontakter som vCard, per användare eller via Takeout, och importera över CalDAV och CardDAV. Testa på en pilotanvändare i varje klientmiljö ni har — iOS, Android, Thunderbird, webbklienten — innan ni rullar ut brett. Återkommande möten med Meet-länkar behöver bokas om, eftersom länkarna dör med kontot.
- 7
Byt MX, kör en delta-synk och avveckla kontrollerat
Byt MX-posten, stäng av Gmail-tjänsten för användarna i Google Admin så att inte båda systemen tar emot, och kör ett sista imapsync-pass för det som landade hos Google under svansen. Behåll Workspace-kontot i minst 30 dagar som skrivskyddad fallback och ta en full Takeout-export innan ni säger upp. Först därefter avslutar ni prenumerationen.
Vad som faktiskt är krångligt
- Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat och Forms följer inte med. Det finns ingen konvertering, ingen delvis import och ingen motsvarande tjänst hos oss. Det är den enskilt vanligaste anledningen till att en Workspace-migrering stannar halvvägs — bestäm frågan före flytten.
- Inloggning med Google är den dolda beroendekedjan. Varje extern tjänst där någon i teamet loggar in med Google-kontot slutar fungera när kontot stängs: Slack, Figma, Notion, fakturasystemet, molnkonsoler. Inventera dem och byt inloggningsmetod innan ni säger upp något.
- Gmails etiketter är inte mappar. Ett meddelande med tre etiketter blir tre kopior över IMAP, och [Gmail]/Alla mejl innehåller allt en gång till. Utan rätt exkluderingar i imapsync blir ett arkiv på 8 GB plötsligt 25 GB.
- Outlook för Windows har inget inbyggt stöd för CalDAV eller CardDAV. Är organisationen byggd på Outlook behöver ni antingen byta klient (Thunderbird, eM Client) eller acceptera att kalendern hanteras i webbklienten. Det beslutet ska tas i pilotfasen, inte upptäckas dagen efter cutover.
- Leveransbarheten behöver bevakas i några veckor. Domänens rykte följer domänen, men avsändarvägen är ny — SPF, DKIM och DMARC måste vara rätt från dag ett och större utskick bör trappas upp. Övervakning (49 kr/mån, gratis upp till tio kontroller) på MX och DMARC-rapporter är billig försäkring.
Kostnadsexempel
Femton användare på Business Standard ligger på cirka 130-160 kr per användare och månad, alltså grovt 2 000-2 400 kr/mån. Google ändrar både pris och paketering regelbundet, så kontrollera aktuell prislista. Femton brevlådor hos oss kostar 15 × 19 = 285 kr/mån. Jämförelsen är inte rak: Workspace-priset innehåller Docs, Drive och Meet. Lägger ni till en ersättning — Nextcloud med Collabora på en VPS för 59 kr, 200 GB objektlagring för 50 kr och backup för 38 kr — landar totalen kring 430 kr/mån. Fortfarande ungefär en femtedel, men ni har fått en tjänst till att driva och den kostnaden ska räknas in.
Vanliga frågor
- Följer Google Docs och Drive med?
- Nej. Vi flyttar e-post, kalender och kontakter. Dokument, kalkylark, presentationer, Drive-filer, Meet och Chat stannar hos Google, och vi har ingen motsvarande produkt. Det är ingen begränsning vi jobbar runt i en migrering — det är en förutsättning ni behöver planera för.
- Kan vi flytta bara e-posten och behålla Workspace för Docs?
- Ja, och det är en vanlig lösning. MX pekar på oss, Google-kontona finns kvar för Drive och Docs, och ni stänger av Gmail-tjänsten per användare i Google Admin. Ni betalar då fortfarande för Workspace, så besparingen blir mindre — men ni får EU-hemvist på posten, som ofta är det som faktiskt driver frågan.
- Vad ersätter Google Meet?
- Inte vi — vi säljer ingen videotjänst. Vanliga vägar är självhostat Jitsi på en VPS eller en europeisk leverantör köpt separat. Räkna in den kostnaden i kalkylen i stället för att anta att den försvinner.
- Vilka e-postklienter fungerar?
- Allt som talar IMAP och SMTP: Apple Mail, Thunderbird, iOS, Android och Outlook för e-post. Kalender och kontakter går över CalDAV och CardDAV, vilket Apple och Thunderbird hanterar väl medan Outlook för Windows saknar inbyggt stöd. Testa er faktiska klientmix i pilotfasen.
- Har ni ISO 27001 eller SOC 2?
- Nej, varken ISO 27001, SOC 2 eller PCI-DSS. Det vi kan visa är GDPR-efterlevnad, personuppgiftsbiträdesavtal, lagring inom EU utan överföring till tredje land, och öppen källkod hela vägen så att ni kan granska vad som körs. Har er kund eller upphandling ett certifieringskrav ska ni veta det nu.
- Hur tar vi oss ur igen?
- Samma väg ut som in. Posten ligger i IMAP och kan synkas ner med imapsync till vilken leverantör som helst, kalendern exporteras som ICS och kontakterna som vCard. Inga proprietära format och inga exportavgifter.