Migreringsguide · Fra Google Workspace
Migrer fra Google Workspace til SIAX E-mail
Google Workspace er en suite, og en mailmigrering til os er ikke en suite-migrering. Det skal stå først, før nogen begynder at regne på licensbesparelsen: vi flytter mail, kalender og kontakter. Google Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat og Forms følger ikke med, og vi har ingen tilsvarende produkt.
For organisationer, der i praksis bruger Workspace som mail og kalender — og det er flere, end man tror — er regnestykket enkelt. I betaler for en hel suite pr. bruger og bruger en tredjedel af den. Vores postkasser koster 19 kr stykket om måneden, taler IMAP, SMTP, CalDAV og CardDAV, og al lagring ligger i EU.
For organisationer, der reelt lever i Docs, bliver konklusionen en anden: flyt mailen, behold et mindre antal Workspace-licenser, og accepter at besparelsen bliver mindre. Begge veje er fornuftige. Det, der ikke er fornuftigt, er at flytte først og opdage Drive-spørgsmålet bagefter.
Tidsforbrug
To til fire timers aktivt arbejde for en halv snes postkasser, plus den tid imapsync bruger i baggrunden — ofte et døgn eller mere for gamle arkiver. For 50 brugere og opefter: regn med en arbejdsuges kalendertid, hvor størstedelen er ventetid, klientkonfiguration og supportspørgsmål snarere end teknik.
Nedetid
Ingen indgående post behøver at gå tabt, hvis rækkefølgen er rigtig: postkasser først, MX sidst. Efter MX-skiftet er der en hale på nogle timer, hvor afsendere med cachet DNS stadig leverer til Google — derfor skal Workspace-kontoen blive stående, og der skal køres en sidste delta-synk. Kalenderen er mere følsom: invitationer, der sendes midt i skiftet, kan havne i det forkerte system, så læg cutoveren en aften eller weekend.
Sådan gør du
- 1
Tag en ærlig scope-beslutning først
Vores mailtjeneste er e-mail, kalender og kontakter over IMAP, SMTP, CalDAV og CardDAV. Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat og Forms har ingen pendant hos os. Find ud af, hvor mange dokumenter der reelt er redigeret de seneste 90 dage, og hvor meget Meet bruges, før I fortsætter. Er svaret meget, er det her en delmigrering — ikke en udfasning af Workspace.
- 2
Beslut hvordan filer og møder skal løses
Det er en separat beslutning, og den skal tages før flytningen, ikke efter. Almindelige veje: behold nogle få Workspace-licenser til dem, der lever i Docs, selvhost Nextcloud med Collabora på en VPS fra 59 kr/md., eller køb en europæisk suite separat. Vores objektlagring er filaflæsning, ikke et samredigeringsværktøj — forveksl ikke de to.
- 3
Opret postkasser, alias og grupper
Opret en postkasse pr. bruger (19 kr/postkasse om måneden), og kortlæg samtlige alias. Google Groups, der bruges som distributionslister, skal bygges om som lister eller alias — de følger ikke automatisk med. Det samme gælder delegeret adgang og rettigheder til at sende som en anden, hvilket er mere udbredt, end folk husker.
- 4
Forbered DNS og mailautentificering
Sæt SPF, DKIM og DMARC op til den nye afsendervej, og verificér dem, før MX skiftes. Sæt TTL på MX-posten ned til 300 sekunder mindst et døgn før skiftet, så omstillingen går hurtigt. Ligger domænet hos os (.se fra 99 kr/år), klarer vi posterne; ligger det stadig hos jeres registrar, får I en færdig liste at indsætte.
- 5
Kør første imapsync-omgang, mens Workspace stadig lever
imapsync kopierer mail uden at røre Google-siden, så det kan køre i baggrunden i dagevis uden at forstyrre nogen. Autentificeringen kræver OAuth eller et app-password med to-faktor slået til; for mange postkasser er en servicekonto med domænebred delegering nemmere, og det kræver superadmin i Google Admin. Ekskludér [Gmail]/Alle mails, Vigtigt og Stjernemarkeret — ellers kopieres de samme beskeder flere gange.
- 6
Flyt kalender og kontakter, og konfigurér klienterne
Eksportér kalendere som ICS og kontakter som vCard, pr. bruger eller via Takeout, og importér over CalDAV og CardDAV. Test på en pilotbruger i hvert klientmiljø, I har — iOS, Android, Thunderbird, webklienten — før I ruller bredt ud. Gentagne møder med Meet-links skal bookes om, da linkene dør med kontoen.
- 7
Skift MX, kør en delta-synk, og udfas kontrolleret
Skift MX-posten, sluk for Gmail-tjenesten for brugerne i Google Admin, så det ikke er begge systemer, der modtager, og kør en sidste imapsync-omgang for det, der landede hos Google i halen. Behold Workspace-kontoen i mindst 30 dage som skrivebeskyttet fallback, og tag en fuld Takeout-eksport, før I opsiger. Først derefter afslutter I abonnementet.
Hvad der faktisk er besværligt
- Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat og Forms følger ikke med. Der findes ingen konvertering, ingen delvis import og ingen tilsvarende tjeneste hos os. Det er den enkeltstående mest almindelige grund til, at en Workspace-migrering går i stå halvvejs — afgør spørgsmålet før flytningen.
- Login med Google er den skjulte afhængighedskæde. Enhver ekstern tjeneste, hvor nogen i teamet logger ind med Google-kontoen, holder op med at virke, når kontoen lukkes: Slack, Figma, Notion, fakturasystemet, cloud-konsoller. Kortlæg dem, og skift login-metode, før I opsiger noget.
- Gmails labels er ikke mapper. En besked med tre labels bliver til tre kopier over IMAP, og [Gmail]/Alle mails indeholder alt en gang til. Uden de rigtige eksklusioner i imapsync bliver et arkiv på 8 GB pludselig til 25 GB.
- Outlook til Windows har ingen indbygget understøttelse af CalDAV eller CardDAV. Er organisationen bygget på Outlook, skal I enten skifte klient (Thunderbird, eM Client) eller acceptere, at kalenderen håndteres i webklienten. Den beslutning skal tages i pilotfasen — ikke opdages dagen efter cutover.
- Leveringsevnen skal overvåges i nogle uger. Domænets omdømme følger domænet, men afsendervejen er ny — SPF, DKIM og DMARC skal være korrekte fra dag ét, og større udsendelser bør trappes op gradvist. Overvågning (49 kr/md., gratis op til ti tjek) på MX og DMARC-rapporter er billig forsikring.
Omkostningseksempel
Femten brugere på Business Standard ligger på cirka 130-160 kr pr. bruger om måneden, altså groft 2.000-2.400 kr/md. Google ændrer både pris og pakkesammensætning jævnligt, så tjek den aktuelle prisliste. Femten postkasser hos os koster 15 × 19 = 285 kr/md. Sammenligningen er ikke lige til: Workspace-prisen inkluderer Docs, Drive og Meet. Lægger I en erstatning til — Nextcloud med Collabora på en VPS for 59 kr, 200 GB objektlagring for 50 kr og backup for 38 kr — lander totalen omkring 430 kr/md. Stadig omkring en femtedel, men I har fået endnu en tjeneste at drifte, og den omkostning skal regnes med.
Ofte stillede spørgsmål
- Følger Google Docs og Drive med?
- Nej. Vi flytter mail, kalender og kontakter. Dokumenter, regneark, præsentationer, Drive-filer, Meet og Chat bliver hos Google, og vi har ingen tilsvarende produkt. Det er ikke en begrænsning, vi arbejder uden om i en migrering — det er en forudsætning, I skal planlægge for.
- Kan vi kun flytte mailen og beholde Workspace til Docs?
- Ja, og det er en almindelig løsning. MX peger på os, Google-kontiene bliver stående til Drive og Docs, og I slukker for Gmail-tjenesten pr. bruger i Google Admin. I betaler så stadig for Workspace, så besparelsen bliver mindre — men I får EU-hjemsted på mailen, hvilket ofte er det, der reelt driver spørgsmålet.
- Hvad erstatter Google Meet?
- Ikke os — vi sælger ingen videotjeneste. Almindelige veje er selvhostet Jitsi på en VPS eller en europæisk udbyder købt separat. Regn den omkostning ind i budgettet i stedet for at antage, at den forsvinder.
- Hvilke mailklienter fungerer?
- Alt der taler IMAP og SMTP: Apple Mail, Thunderbird, iOS, Android og Outlook til mail. Kalender og kontakter går over CalDAV og CardDAV, hvilket Apple og Thunderbird håndterer fint, mens Outlook til Windows mangler indbygget understøttelse. Test jeres reelle klientmiks i pilotfasen.
- Har I ISO 27001 eller SOC 2?
- Nej, hverken ISO 27001, SOC 2 eller PCI-DSS. Det, vi kan vise, er GDPR-compliance, databehandleraftale, lagring inden for EU uden overførsel til tredjelande, og open source hele vejen, så I kan gennemgå, hvad der kører. Har jeres kunde eller udbud et certificeringskrav, skal I vide det nu.
- Hvordan kommer vi ud igen?
- Samme vej ud som ind. Mailen ligger i IMAP og kan synkes ned med imapsync til en hvilken som helst udbyder, kalenderen eksporteres som ICS og kontakterne som vCard. Ingen proprietære formater og ingen eksportafgifter.